تقنيات إعداد خطط الفهرسة والتصنيف والترميز

مواعيد وأماكن الإمعقاد

الهدف من الدورة
تعريف المشاركين بالأساليب الحديثة لإعداد خطط التصنيف والترميز لتحسين حفظ الوثائق والمستندات وتداولها، وتزويدهم بالقدرات ذات الصلة ورفع مستوى أدائهم المهني.

المشاركون
مديرو وأعضاء إدارات الأرشيف، والموارد البشرية وشؤون الموظفين والشؤون الإدارية والمالية، والعقود والمشتريات.

الموضوعات

• تعريف المحفوظات وأنواعها
• نشأة نظام حفظ الوثائق وتطوره (الحفظ الورقي، الميكروفيلم، الاسطوانات الالكترونية
• مفهوم الحفظ الالكتروني للوثائق وطبيعته وخصائصه
• نظام التسيير الالكتروني للوثائق لتحويل الوثائق الورقية إلى رقمية
• مراحل الأرشفة: التصنيف، الترميز، الترتيب، الفهرسة
• إنشاء الوثيقة الالكترونية وعناصرها
• نظم إدارة المحفوظات (مركزية الحفظ؛ نظام لا مركزية الحفظ؛ نظام لا مركزية الحفظ تحت إشراف مركزي)
• طرق تصنيف المحفوظات (التصنيف حسب الموضوع، التصنيف حسب المكان الجغرافي، التصنيف حسب الاسم، التصنيف حسب الشكل)
• طرق الترميز الخاصة بالملفات الموضوعية (الطريقة الرقمية المتسلسلة، الطريقة الهجائية المتسلسلة، الطريقة الرقمية
• المركبة، الطريقة الهجائية المركبة، الطريقة الرقمية الهجائية المركبة، الطريقة التعويضية)
• طرق الترميز الخاصة بملفات الأسماء (الطريقة الهجائية، الطريقة الهجائية المركبة، الطريقة العددية المتسلسلة، طريقة
• التعويض عن الحروف الهجائية المركبة بأرقام حسابية، طريقة تقسيم العاملين إلى فئات)
• أشكال الفهرسة (فهرس السجل، فهرس البطاقات)
• أنواع الفهارس (الفهرس البطاقي الموضوعي، الفهرس البطاقي الاسمي، الفهرس البطاقي الشامل، الفهرس البطاقي المصنف بالموضوع، الفهرس البطاقي المصنف بالاسم، الفهرس البطاقي المصنف بالموضوعات والأسماء
• طرق الحفظ (الحفظ الرأسي، الحفظ الأفقي، الحفظ الواقف)
• القواعد الواجب مراعاتها عند الحفظ